Je hebt over Zapier gehoord, wellicht heb je er ook al wel eens een proces mee geautomatiseerd. En nu vraag je je af, of de koppeling die je nodig hebt, gemaakt kan worden met Zapier. En als het kan, is Zapier dan een goede keuze?
Zapier is voor veel professionals een zegen. Eén automatiseringstool die duizenden apps en diensten met elkaar verbindt, klinkt fantastisch. Toch is het niet altijd de beste oplossing voor elke koppeling tussen systemen. In deze blog bespreken we wanneer je wel en wanneer je vooral geen Zapier zou moeten gebruiken om een koppeling te maken.
Wanneer wel Zapier gebruiken?
-
Als je geen technische vaardigheden hebt
Een van de grootste voordelen van Zapier is dat het geen technische kennis vereist om te gebruiken. Het platform gebruikt een visuele interface waarmee je automatiseringen (“Zaps”) kunt opzetten door een paar eenvoudige stappen te volgen. Dit maakt het toegankelijk voor niet-technische gebruikers die processen willen automatiseren.
-
Voor eenvoudige integraties tussen populaire apps
Zapier ondersteunt ondertussen meer dan 5.000 apps, waaronder veelgebruikte tools zoals Gmail, Slack, Trello, en Google Drive. Als je een eenvoudige workflow wilt automatiseren, zoals het ontvangen van een Slack-bericht elke keer dat je een nieuwe e-mail krijgt in Gmail, dan is Zapier een krachtige en gebruiksvriendelijke oplossing.
-
Voor snelle implementatie
Met Zapier kun je binnen enkele minuten nieuwe automatiseringen opzetten en implementeren. Dit is bijzonder waardevol voor bedrijven die snel moeten reageren op veranderende omstandigheden of die de efficiëntie op korte termijn willen verbeteren zonder te investeren in complexe integratieprojecten.
Wanneer geen Zapier gebruiken?
-
Voor complexe of unieke bedrijfsprocessen
Hoewel Zapier uitstekend geschikt is voor veel standaardautomatiseringen, kan het beperkingen hebben wanneer het aankomt op zeer specifieke of complexe bedrijfsprocessen. In dergelijke gevallen kan het nodig zijn om een op maat gemaakte integratie te ontwikkelen die beter aansluit bij de unieke behoeften van je organisatie.
Wanneer is dit van toepassing?
Complexe workflowlogica: Processen die afhankelijk zijn van complexe beslissingsbomen of aangepaste workflowlogica die niet gemakkelijk te mappen is met de standaard Zapier ‘if this, then that’ structuur. Bijvoorbeeld, processen die meerdere conditionele stappen en variabelen vereisen die dynamisch moeten worden aangepast op basis van specifieke bedrijfsregels.
Custom/legacy systemen: Wanneer een bedrijf afhankelijk is van een maatwerkoplossing is het vaak niet haalbaar Zapier in te zetten. De connectors die Zapier bouwt zijn bedoelt om voor veel verschillende Zapiergebruikers een oplossing te bieden. Dat is vanzelfsprekend niet het geval voor maatwerktools. De kans dat een zelfgebouwd ERP systeem uit 2003 eenvoudig met Zapier te koppelen is, is bijvoorbeeld extreem klein.
Geavanceerde dataverwerking en –opslag: Zapier Storage kan gebruikt worden om data tijdelijk op te slaan en later weer te gebruiken voor een koppeling. Het is echter niet bedoelt om data in grote hoeveelheden of op lange termijn te bewaren. Wanneer dit noodzakelijk is om je systemen te integreren dan is het wellicht verstandig om naar een andere oplossing te kijken.
-
Bij hoge gevoeligheid voor gegevensbeveiliging
Hoewel Zapier beveiligingsmaatregelen neemt om gebruikersgegevens te beschermen, kunnen sommige organisaties terughoudend zijn om een externe partij toegang te geven tot hun gevoelige gegevens. Bedrijven die met bijzonder gevoelige informatie werken, zoals financiële instellingen of gezondheidszorgorganisaties, doen er wellicht goed aan alternatieve oplossingen overwegen die hen meer controle geven over hun gegevensbeveiliging. Ook is er nog altijd onenigheid tussen juristen over de vraag of Zapier aan alle richtlijnen van de AVG (GDPR) voeldoet.
-
Als kosten een overweging zijn
Zapier biedt verschillende prijsplannen, waaronder een gratis tier, maar de kosten kunnen oplopen naarmate je meer Zaps en taken uitvoert. Voor grote organisaties of voor intensief gebruik kan het voordeliger zijn om te investeren in aangepaste integratieoplossingen die geen lopende kosten met zich meebrengen.
Conclusie
Zapier is een fantastische tool voor het automatiseren van workflows tussen verschillende apps en diensten. Het is ideaal voor eenvoudige integraties, gebruikers zonder technische achtergrond, en situaties waar snelheid essentieel is. Echter, voor complexe behoeften, ferme beveiligingseisen, of om kosten te beheersen, zijn er situaties waarin het zoeken naar alternatieve oplossingen of het ontwikkelen van maatwerkintegraties de betere optie is. Het begrijpen van je specifieke behoeften en vereisten is cruciaal bij het bepalen of Zapier de juiste keuze is voor jouw koppelingsbehoeften tussen twee systemen.
