Skip to main content

Je kent het wel: je hebt een geweldige oplossing gevonden die de efficiëntie van je bedrijf drastisch kan verbeteren. Het enige probleem? Je moet je management overtuigen om in te stemmen met een software integratie. Managers kunnen soms wat terughoudend zijn als het gaat om verandering, en dat is volkomen begrijpelijk. Ze maken zich zorgen over risico’s, kosten en de impact op de dagelijkse bedrijfsvoering. Maar met de juiste aanpak en een goed doordacht plan kun je deze zorgen wegnemen en je management overtuigen van de voordelen van een software integratie. 

Het kan een beetje aanvoelen alsof je je kat ervan moet overtuigen om een bad te nemen; niet makkelijk, maar zeker haalbaar. Laten we eens kijken hoe je dat doet. 

Waarom managers huiverig zijn voor verandering

Managers en verandering? Dat is vaak geen match made in heaven. Hier zijn een paar redenen waarom: 

  1. Risicoaversie: Mensen zijn van nature risicoavers en tegen verandering, zeker als die verandering risico’s met zich meebrengt. Daarom zul je met goede argumenten moeten komen waarom een integratie écht de juiste keuze is. Het is aan jou om juiste informatie te leveren om de zorgen over risico’s en het onbekende weg te nemen. 
  2. Kosten: De angst om kosten te maken voor iets wat mogelijk niet werkt is altijd groot. Ook zijn er nog de angsten voor verborgen kosten en budgetoverschrijdingen. 
  3. Tijd en moeite: De implementatie van nieuwe software kost tijd en mankracht, iets waar managers vaak geen overschot van hebben.  
  4. Voorgaande foute keuzes: Soms kan er bij managers nog een angst zitten van beslissingen uit het verleden die fout zijn gegaan, of in elk geval niet helemaal volgens plan. 

Om een manager te overtuigen dat een integratie daadwerkelijk vooruitgang is, en bovenal een goede investering, zul je deze angsten dus weg moeten nemen.  

overtuigen management met strategie

Voordelen van een software integratie

Laten we eens kijken naar de verschillende manieren om je management over de streep te trekken voor die broodnodige software integratie. Je management zal uiteindelijk willen horen wat voor voordelen zo’n integratie met zich mee zal brengen. Deze voordelen bestaan uit twee soorten, namelijk de concrete, meetbare en de minder concrete voordelen.  

Concrete voordelen 

Niets spreekt een manager meer aan dan harde cijfers. Zorg ervoor dat je duidelijk maakt hoe de integratie de organisatie financieel ten goede komt. Dit zal de mogelijke zorgen over risico’s en de kosten grotendeels wegnemen.  

  • Kostenefficiëntie: Leg uit hoe de integratie leidt tot kostenbesparingen. Bijvoorbeeld, minder handmatig werk betekent minder kans op fouten en minder manuren voor dezelfde of zelfs betere resultaten. 
  • ROI: Ondanks dat een integratie een flinke investering is, kun je aantonen hoe de investering zich terugbetaalt. Een goede integratie kan leiden tot snellere processen, betere analyses en daardoor meer en beter werk in minder tijd. De harde cijfers waaruit blijkt dat de investering zich zal terugbetalen, zijn moeilijk te negeren. 

Minder concrete voordelen 

Naast de financiële voordelen zijn er ook minder tastbare, maar even belangrijke voordelen. Deze voordelen zijn iets minder goed te berekenen, maar hebben alsnog een duidelijke impact op je business. Hier is het dus ook van belang om met goede argumenten te komen om zo je manager te overtuigen. 

  • Klanttevredenheid: Integraties kunnen leiden tot een verbeterde klantervaring. Omdat je met nauwkeurige data werkt, die real-time wordt gesynchroniseerd kun je klanten nóg beter helpen, en het feit dat je geen handmatig werk hoeft te verrichten betekent dat je ook nog eens sneller bent. Voor je klanten betekent dit snellere responstijden en persoonlijkere interacties.  
  • Tevreden medewerkers: Het kan zijn dat niet alleen jij, maar nog veel meer collega’s problemen ondervinden van de huidige gang van zaken. Zorg dus dat het duidelijk wordt dat de nieuwe integratie ervoor zorgt dat je collega’s beter werk kunnen verrichten en dat het hun taken lichter maakt. Tevreden medewerkers betekend gemotiveerde medewerkers.  

Voor een uitgebreid overzicht van waarom software integraties onmisbaar zijn tegenwoordig, kun je onze andere blog lezen. 

Concrete manieren om je management te overtuigen

Nu je weet waarom een integratie belangrijk is, laten we kijken naar concrete stappen om je management over de streep te trekken. 

  1. Benoem pijnpunten

Begin met het identificeren van de huidige pijnpunten in de organisatie. Zijn er inefficiënte processen die veel tijd kosten? Zijn er klachten van klanten die steeds terugkomen? Door deze pijnpunten duidelijk te benoemen en te koppelen aan de voordelen van de integratie, creëer je een sterke basis voor je argumentatie. 

  1. Creëer urgentie

Timing is alles. Maak duidelijk waarom de integratie nú nodig is. Misschien zijn er problemen in de huidige workflow die steeds groter worden of groeit het bedrijf snel waardoor de huidige systemen niet meer toereikend zijn. Urgentie helpt om de noodzaak van de integratie te benadrukken. Iedere dag die je langer wacht, betekent dat je kansen mist wat betreft de productiviteit die een integratie biedt. 

  1. Risicovermindering

Dit kan op twee manieren worden bekeken. Gebruik cijfers om te laten zien dat het helemaal geen groot risico is om deze investering te doen. Presenteer een duidelijk plan voor de implementatie. Dit plan moet de tijdlijn, benodigde middelen en verwachte resultaten omvatten. Door een gedetailleerd plan te laten zien, neem je een groot deel van de onzekerheid weg. 

Niet alleen de risico’s van het plan zelf zijn het benoemen waard. Zo zijn er ook de risico’s die je loopt door niet je software te integreren. Dit omvat alle risico’s die je loopt door data in aparte systemen te bewaren en handmatig in te voeren. Zo kun je bijvoorbeeld aankaarten dat een integratie zorgt voor verbeterde gegevensbeveiliging en minder kans op menselijke fouten door geautomatiseerde processen.

  1. Gebruik case study’s

Laat zien dat een integratie echt werkt. Gebruik case study’s van andere bedrijven die een soortgelijke integratie hebben doorgevoerd en toon de positieve resultaten. Een praktijkvoorbeeld helpt bij het visualiseren van zo’n project, wat waarschijnlijk op het eerste oog erg gecompliceerd lijkt. 

  1. Zorg voor steun van je collega’s

Vind collega’s binnen het bedrijf die de integratie steunen, laat ze kort omschrijven welke problemen zij ondervinden en waarom ze denken dat een integratie dit probleem oplost. Wanneer jij de enige bent die het probleem en de noodzaak onderschrijft, zal dit minder overtuigend zijn dan wanneer je een aantal medestanders hebt. 

 

Kortom, het overtuigen van je management om een software integratie te implementeren kan een uitdaging zijn, maar met de juiste aanpak is het zeker mogelijk. Door pijnpunten te benoemen, urgentie te creëren en risico’s te verminderen, kun je een sterk argument opbouwen. 

Ben je zelf nog niet zeker of je een integratie nodig hebt, of weet je niet hoe je dit zelf kunt vaststellen? Bekijk dan onze checklist!